Bürobedarf auf Rechnung

Wieso Bürobedarf auf Rechnung kaufen? In Firmen wird permanent Büromaterial wie Kopierpapier, Notizzettel, Druckerpapier aber auch Toner für Drucker und Kopierer benötigt. Des Weiteren müssen in regelmäßigen Abständen Ordner, Rechnungsblöcke und auch Stifte, Aktendeckel oder Trennblätter für Akten gekauft werden.

In den meisten Unternehmen werden die zu kaufenden Materialien erst einmal an einer zentralen Stelle, der Rezeption oder der Buchhaltung, gesammelt. Dort geben die Mitarbeiter an, welche Büromaterialien demnächst oder zukünftig benötigen. Sind genügend Materialien zusammengekommen, sodass sich eine Bestellung rentiert, wird diese entweder im Internet, telefonisch oder mit einem Bestellschein per Fax bestellt. Aber auch hier können Fehler bei der Bestellung passieren oder das bestellte Material entspricht nicht den Anforderungen. Es kann auch passieren, dass versehentlich viel zu viel Büromaterial oder versehentlich Artikel doppelt bestellt wurden.

In solchen Fällen wird das Material einfach zurückgeschickt. Das ist gerade dann einfach, wenn das Büromaterial auf Rechnung bestellt wurde. Denn so können die zurückgeschickten Artikel bereits von der Gesamtrechnung abgezogen werden. Der zweite Vorteil ist, dass bei Rechnungen ein Zahlungsziel zwischen zehn und vierzehn Tagen vereinbart wird. Das gibt der Buchhaltung einerseits die Zeit, die Rechnung zu prüfen und zu buchen. Andererseits spielen gerade bei großen Unternehmen die Zahlungsziele eine bedeutende Rolle. Hier werden große Geldmengen bewegt und das auf den Geschäftskonten verbleibende Kapital bringt auch innerhalb von vierzehn Tagen Erträge.

Viele Firmenleitungen oder Geschäftsführer genehmigen prinzipiell keine Abbuchungen von ihrem Konto. Denn hier kann bei vielen automatisch generierten Abbuchungen leicht die Übersichtlichkeit verloren gehen. Wird Büromaterial auf Rechnung bestellt, so wird diese Rechnung nach dem Eingang der Waren erst in die Buchhaltung gegeben und die Zahlung unter Umständen auch über die Geschäftsleitung oder den Prokuristen genehmigt. In Folge besteht ausreichend Zeit, die Rechnung einzupflegen und zu buchen. In diesem Fall wird eine Buchung vorgenommen, selbst wenn Waren zurückgenommen wurden. Wird das Geld vom Konto abgebucht, so kann es passieren, dass entweder Geld zurückgebucht werden muss, wenn es zu einer Rücksendung kommt oder dass die zu viel eingezogenen Beträge mit der nächsten Bestellung verrechnet werden. So etwas sorgt für Chaos in der Buchhaltung, weil so alle Posten einzeln verbucht werden müssen und auch drei Kontobewegungen gebucht werden müssen. Das alles passiert beim Einkauf von Büromaterial auf Rechnung nicht.

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